►PIMS-2-011 個人資料抱怨及申訴管理程序

1. 申請人抱怨或申訴內容若屬當事人權利行使業務，依「PIMS-2-010當事人權利行使管理程序」之規定辦理。

2. 申請人抱怨或申訴內容若屬個人資料外洩及侵害事件，依「PIMS-2-012個人資料事件管理程序」之規定辦理。

3. 申訴、抱怨案件受理方式：
   依本校對外公告或告知當事人的抱怨或申訴管道辦理，一般抱怨及申訴管道有電話、傳真、電子郵件或本人親自至本校辦理。

4. 申訴、抱怨案件申請及受理：

   1. 本校接獲與個人資料蒐集、處理及利用相關之抱怨或申訴案件時，應由申請人或受理人員填寫「PIMS-2-011-01個人資料抱怨及申訴紀錄單」，向本校受理窗口提出申請。

   2. 本校受理申請人抱怨或申訴案件時應由「個人資料事件管理小組」判定抱怨及申訴內容所隸屬之業務權責單位並移交此案件給業務權責單位以進行後續之處理。

   3. 受理申訴、抱怨案件之權責單位，應請親自出席之申請人出示或檢具相關身分證明文件正本如：身分證、健保卡、護照、駕照、學生證、居留證或其他足以證明身分之證件以供查驗，驗畢歸還；若申請人是透過電話或電子郵件時，應由受理人員以口頭方式詢問及核對個人資料欄位，以確認個資當事人始可受理申請作業。

5. 提出擬辦方式及審核：
   負責受理申訴、抱怨案件的單位業務承辦人員，應會同單位內與申訴、抱怨案件相關之業務承辦人員，研擬處理方式並提交單位主管審核。

6. 會辦相關單位及處理：
   若申訴、抱怨案件之內容須跨單位協助處理時，受理申訴、抱怨案件的單位業務承辦人員應將「PIMS-2-011-01個人資料抱怨及申訴紀錄單」送交會辦單位的業務承辦人員處理。

7. 受理抱怨或申訴案件時，單位內的業務承辦人員應於受理後15日內回覆當事人。並於處理完成後，以電話、電子郵件及書面或其他適當方式回覆當事人本校已受理申訴之訊息 。

8. 函復提出申訴、抱怨人：
   申訴、抱怨案件於處置完畢後，由業務權責單位之單位主管判定是否須回覆當事人，若申訴、抱怨案件不必函復者，則直接存查，若需回覆則由業務承辦人員函復申訴、抱怨人之處理經過及結果。

►PIMS-2-012 個人資料事件管理程序

1. 個人資料保護專責人員及「個人資料事件管理小組」若判定個人資料事件同屬為資訊安全事件，則應依本校「NCNU-ISMS-B-011-安全事件管理程序書」之相關規定辦理通報及處置。

2. 由個人資料召集人、個人資料事件管理小組及本校法律顧問組成事件說明小組向外說明，其對外發言部分由秘書室統一處理，並應同時要求本校相關單位或人員不得自行針對此事件發言。

3. 個人資料事件於查明原因或處理完成後，應即時以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉之方式通知當事人。

4. 事件處理期間，各單位個人資料保護專責人員應填寫「PIMS-2-007-01矯正及預防措施處理單」，辦理相關矯正預防及持續改善工作。