PIMS-2-011個人資料抱怨及申訴管理程序

1.申請人抱怨或申訴內容若屬當事人權利行使業務，依「PIMS-2-010當事人權利行使管理程序」之規定辦理。

2.申請人抱怨或申訴內容若屬個人資料外洩及侵害事件，依「PIMS-2-012個人資料事件管理程序」之規定辦理。

3.抱怨案件受理方式

依本校對外公告或告知當事人的抱怨或申訴管道辦理，一般抱怨及申訴管道有電話、傳真、電子郵件或本人親自至本校辦理。

4.本校接獲與個人資料蒐集、處理及利用相關之抱怨或申訴案件時，應由申請人或受理人員填寫「PIMS-2-011-01個人資料抱怨及申訴紀錄單」，向本校受理窗口提出申請。

5.受理申訴、抱怨案件之權責單位，應請親自出席之申請人出示或檢具相關身分證明文件正本如：身分證、健保卡、護照、駕照、學生證、居留證或其他足以證明身分之證件以供查驗，驗畢歸還；若申請人是透過電話或電子郵件時，應由受理人員以口頭方式詢問及核對個人資料欄位，以確認個資當事人始可受理申請作業。

6.負責受理申訴、抱怨案件單位的個人資料保護專責人員，應會同單位內與申訴、抱怨案件相關之業務承辦人員，研擬處理方式並提交單位主管審核。

7.若申訴、抱怨案件之內容須跨單位協助處理時，受理申訴、抱怨案件單位的個人資料保護專責人員應將「PIMS-2-011-01個人資料抱怨及申訴紀錄單」送交會辦單位的業務承辦人員處理。

8.受理抱怨或申訴案件時，單位內的個人資料保護專責人員應於受理後15日內回覆當事人；必要時，得以延長15日。並以電話、電子郵件及書面或其他適當方式回覆當事人本校已受理申訴之訊息。

9.申訴、抱怨案件於處置完畢後，由業務權責單位之單位主管判定是否須函復當事人，若申訴、抱怨案件不必函復者，則直接存查，若需函復則由個人資料保護專責人員函復申訴、抱怨人之處理經過及結果。

PIMS-2-012個人資料事件管理程序

1.個人資料保護專責人員及「個人資料事件管理小組」若判定個人資料事件同屬為資訊安全事件，則應依本校「NCNU-ISMS-B-011-安全事件管理程序書」之相關規定辦理通報及處置。

2.由個人資料召集人、個人資料事件管理小組及本校法律顧問組成事件說明小組向外說明，其對外發言部分由秘書室統一處理，並應同時要求本校相關單位或人員不得自行針對此事件發言。

3.個人資料事件於查明原因或處理完成後，應即時以言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件或其他足以使當事人知悉或可得知悉之方式通知當事人。

4.事件處理期間，各單位個人資料保護專責人員應填寫「PIMS-2-007-01矯正及預防措施處理單」，辦理相關矯正預防及持續改善工作。